ビジネスシーンで初対面の相手と会うとき、名刺交換は最初の重要なコミュニケーションのひとつです。
名刺そのものだけでなく、渡す順番や受け取り方、名刺を置く場所なども相手から見られています。
とはいえ、初めて名刺交換をする人にとっては、
「どちらから先に渡せばいい？」
「名刺は両手で受け取る？」
「複数人の場合は誰から交換する？」
「受け取った名刺はいつしまえばいい？」
など、細かなマナーに迷うことも多いでしょう。
この記事では、名刺交換の基本的な手順から、正しい渡し方・受け取り方、複数人での交換順、NGマナー、名刺を忘れた場合の対処法まで詳しく解説します。
初めて名刺交換をする人でも実践できるよう、順番に確認していきましょう。
名刺交換の基本マナーを早見表で確認
まずは、名刺交換で特に覚えておきたいポイントを確認しておきましょう。
| 項目 | 基本的なマナー |
|---|---|
| 交換する場所 | 立った状態で、できるだけテーブルを挟まずに行う |
| 名刺を渡す人 | 訪問した側などから先に差し出すのが一般的 |
| 名刺の向き | 相手がそのまま読める向きにする |
| 渡し方 | 名刺入れの上に置き、両手で差し出す |
| 受け取り方 | 「頂戴します」と一言添えて受け取る |
| 同時交換 | 右手で渡し、左手で受け取った後に両手を添える |
| 複数人の場合 | 基本的には役職の高い人から順番に交換する |
| 受け取った後 | 商談中は名刺入れの上やテーブルに丁寧に置く |
| しまう時期 | 商談が終了するタイミングを目安にする |
細かな作法もありますが、最も大切なのは、相手の名刺を丁寧に扱い、相手に失礼のない態度で交換することです。
名刺交換の基本的な手順
名刺交換では、名刺を渡す直前になって慌てないことが大切です。
あらかじめ一連の流れを覚えておくと、初対面の相手とも落ち着いて交換できます。
名刺交換の基本的な流れ
一般的な名刺交換の流れは次の通りです。
- あらかじめ名刺を名刺入れから取り出せる状態にしておく
- 相手が来たら立ち上がる
- テーブルなどを挟まない位置へ移動する
- 名刺を相手が読める向きにする
- 会社名・部署名・氏名を名乗りながら差し出す
- 相手の名刺を受け取る
- 「頂戴します」「ありがとうございます」などと伝える
- 相手の名前を確認する
- 着席後は受け取った名刺を丁寧に置く
自分が名刺を出すのが遅れて相手から先に差し出された場合は、慌てる必要はありません。
「失礼いたしました」「ご挨拶が遅くなり申し訳ありません」などと一言添え、自分の名刺を差し出せばよいでしょう。
名刺交換は立って行いテーブル越しを避ける
名刺交換は、基本的に立った状態で行います。
自分がすでに座っている場合でも、相手が入室してきたら立ち上がって迎えましょう。
また、テーブル越しに腕を伸ばして名刺を交換するのではなく、可能であればテーブルの横などに移動して交換します。
会議室の構造などによって移動が難しい場合は無理をする必要はありませんが、相手が受け取りやすい位置で渡すことを意識しましょう。
名刺を渡す向き・高さ
名刺は、自分から見て逆向きにし、相手が受け取ったときにそのまま読める方向で差し出します。
一般的には胸の高さ付近で持ち、相手が無理なく受け取れる高さにします。
差し出す際には軽く会釈をし、
「株式会社〇〇、営業部の〇〇と申します。よろしくお願いいたします」
などと、会社名・所属・氏名をはっきり伝えましょう。
名刺交換の前にしておく準備
名刺交換をスムーズに行えるかどうかは、交換する前の準備にも左右されます。
相手の目の前で名刺を探したり、汚れた名刺しか残っていなかったりすると、せっかくの第一印象を損ねてしまう可能性があります。
きれいな名刺を十分な枚数用意する
名刺入れには、常に余裕を持った枚数を入れておきましょう。
折れている名刺や汚れている名刺は使用せず、きれいな状態のものを渡します。
複数人との商談や展示会などでは、想定以上に名刺交換をすることもあります。
予定人数ぴったりではなく、少し多めに準備しておくと安心です。
名刺入れを準備する
名刺を財布やポケットに直接入れて持ち歩くのではなく、名刺入れを使用しましょう。
名刺入れには名刺を保護する役割があるだけでなく、交換時に名刺を乗せる台としても使えます。
ビジネスの場で使用する場合は、派手すぎないデザインで、名刺を取り出しやすいものを選ぶと使いやすいでしょう。
名刺をすぐ取り出せる場所に入れておく
商談相手が目の前に来てからバッグの中を探し始めると、名刺交換の流れが止まってしまいます。
名刺入れはジャケットの内ポケットや、バッグの取り出しやすい場所などに入れておきましょう。
訪問先に入る直前に名刺の枚数を確認しておくと、よりスムーズです。
正しい名刺の渡し方
名刺を渡すときは、単に相手に手渡せばよいわけではありません。
向きや持ち方、名乗るタイミングなども意識しましょう。
相手が読める向きにして両手で渡す
自分の名刺は、相手から文字が読める向きにして差し出します。
名刺入れの上に名刺を置き、両手を添えて渡すと丁寧です。
名刺の文字やロゴを指で大きく隠してしまわないよう、できるだけ端を持つことも意識しましょう。
会社名・部署名・氏名を名乗って渡す
名刺を差し出しながら、会社名・部署・氏名を伝えます。
名刺に書いてあるからといって無言で差し出すのではなく、自分の口から名乗ることが大切です。
特に自分の名前が珍しい読み方の場合は、相手が聞き取りやすいようにゆっくり伝えましょう。
目上・目下ではどちらから名刺を渡す？
従来のビジネスマナーでは、立場が下とされる側から先に名刺を差し出すという考え方があります。
取引先を訪問する場合は、訪問した側から先に名刺を差し出すのが一般的です。
ただし、実際のビジネスでは相手が先に名刺を差し出すこともあります。
「どちらが先か」にこだわりすぎて動きが止まってしまうより、相手の動きに合わせながら失礼のない対応をすることが大切です。
正しい名刺の受け取り方
名刺は相手の所属や名前が記載された大切なものです。
受け取る際にも、丁寧に扱うことを意識しましょう。
「頂戴します」と伝えて両手で受け取る
相手から名刺を差し出されたら、
「頂戴します」
「ありがとうございます」
などと一言添えて受け取ります。
通常は両手で受け取ります。
受け取った直後にすぐしまうのではなく、相手の会社名や氏名を確認しましょう。
ロゴや名前を指で隠さない
受け取る際には、できるだけ会社名や氏名、ロゴなどの部分に指をかけないようにします。
名刺の端や余白部分を持つと、自然に受け取りやすくなります。
細かな動作ではありますが、相手の名刺を大切に扱う姿勢が伝わります。
名前の読み方が分からない場合はその場で確認する
相手の名前の読み方が分からない場合は、その場で確認して問題ありません。
「恐れ入りますが、お名前は何とお読みすればよろしいでしょうか」
などと尋ねましょう。
分からないまま会話を進め、後から名前を間違えるより、その場で丁寧に確認するほうが自然です。
目上の人から先に名刺を出された場合
相手から先に名刺を差し出された場合も、慌てる必要はありません。
まずは相手の名刺を丁寧に受け取り、
「ご挨拶が遅くなり申し訳ありません」
などと伝えてから、自分の名刺を差し出しましょう。
順番を間違えたからといって、名刺交換そのものをやり直す必要はありません。
同時に名刺交換する場合の正しいやり方
実際のビジネスでは、お互いがほぼ同じタイミングで名刺を出す「同時交換」もよく行われます。
同時交換の手順
基本的な流れは次の通りです。
- 名刺を相手が読める向きにする
- 右手で自分の名刺を差し出す
- 左手で相手の名刺を受け取る
- 自分の名刺が相手に渡ったら右手を離す
- 受け取った名刺に右手を添える
- 相手の名前を確認する
同時交換では両手で名刺を差し出すことが難しいため、片手で渡したり受け取ったりする場面があります。
その後、受け取った名刺にもう片方の手を添えると丁寧です。
右手と左手の使い方
一般的には、自分の名刺を右手で渡し、相手の名刺を左手で受け取ります。
受け取った後は、すぐに右手を添えて両手で持ちましょう。
動作に慣れていないと手元が複雑になりやすいため、仕事を始めたばかりの人は一度練習しておくと安心です。
複数人で名刺交換するときの順番
自社と相手側の双方に複数人いる場合は、一対一の交換よりも順番が分かりにくくなります。
基本的には役職の高い人から交換していきます。
基本は役職が高い人から交換する
たとえば、自社から部長と自分、相手企業から部長と担当者が参加している場合は、自社の上司が先に名刺交換を行います。
その後、自分が交換します。
いきなり自分が相手企業の担当者と交換し始めるのではなく、まず上司同士の交換を待つとスムーズです。
自社と相手先に複数人いる場合の順番
たとえば次の4人がいるとします。
| 自社 | 相手企業 |
|---|---|
| 部長 | 部長 |
| 自分 | 担当者 |
一般的には、まず両社の部長同士が名刺交換をします。
その後、それぞれが相手側の参加者と順番に交換していきます。
人数が多い場合は、その場の状況によって多少順番が前後することもあります。
重要なのは、順番に神経質になりすぎることではなく、上司や相手の動きを見ながらスムーズに交換することです。
受け取った名刺はどこに置く？
名刺を受け取った後、すぐに名刺入れへ戻してよいのか迷う人も多いでしょう。
着席して商談を行う場合は、受け取った名刺をテーブルの上に置いておくのが一般的です。
1人の場合は名刺入れの上に置く
相手が1人の場合は、受け取った名刺を自分の名刺入れの上に置くと丁寧です。
商談中に相手の名前を確認できるため、名前を覚えるのにも役立ちます。
資料を広げる際には、邪魔にならない位置へ丁寧に移動させましょう。
複数人の場合は座席順に並べる
相手が複数いる場合は、誰の名刺か分からなくならないように座っている順番に並べると便利です。
役職が最も高い人の名刺を名刺入れの上に置き、それ以外を座席順に並べる方法もあります。
ただし、机が狭い場合などは無理に広げる必要はありません。
相手の名刺を雑に重ねたり、資料の下に埋もれさせたりしないことを意識しましょう。
名刺はいつしまう？しまうタイミングとマナー
受け取った名刺は、商談が始まってすぐにしまうのではなく、しばらくテーブルの上に置いておくのが一般的です。
商談中は基本的にテーブルに置いておく
商談中は、相手の名刺を確認できる位置に置いておきましょう。
相手の名前を忘れてしまったときにも自然に確認できます。
複数人いる場合は、名刺と顔を一致させるためにも役立ちます。
商談が終わったら丁寧に名刺入れへしまう
名刺をしまうタイミングは、商談や打ち合わせが終了するときがひとつの目安です。
終了の雰囲気になったら、資料などと一緒に名刺も丁寧に片付けます。
相手の目の前で乱雑にポケットへ入れるのではなく、名刺入れに入れましょう。
途中でしまう必要がある場合の対応
テーブルが狭かったり、資料を広げる必要があったりする場合は、商談途中でも名刺をしまって問題ありません。
その場合も雑に扱わず、丁寧に名刺入れへ戻します。
大切なのは「いつまで必ず置かなければならない」ということより、相手の名刺を大切に扱うことです。
名刺交換でやってはいけないNGマナー
名刺交換では、知らずにやってしまいやすい行動があります。
次のような行動には注意しましょう。
財布やポケットから直接名刺を出す
裸の名刺を財布やポケットから直接取り出すと、名刺が折れたり汚れたりしやすくなります。
ビジネスでは名刺入れを使用するのが基本です。
汚れた名刺や折れた名刺を渡す
折れや汚れのある名刺は避けましょう。
名刺は自分だけでなく会社の印象にもつながります。
定期的に名刺入れの中身を確認し、傷んでいるものは取り除いておくと安心です。
受け取った名刺をすぐにしまう
名刺を受け取った直後、確認せずに名刺入れへしまうのは避けたほうがよいでしょう。
まず相手の名前や所属を確認してから扱います。
相手の目の前で名刺にメモを書く
相手から受け取った名刺に、その場ですぐメモを書き込むのは避けるのが無難です。
必要な内容はノートなどに記録し、名刺への書き込みは相手と別れた後に行いましょう。
名刺をぞんざいに扱う
名刺の上に物を置く、折る、机の端に放置するといった扱いは避けます。
名刺は相手自身を表すものとして丁寧に扱う意識を持ちましょう。
名刺を忘れた・切らした場合の対応
名刺を忘れたり、手持ちを切らしてしまったりすることもあります。
その場合は、取り繕おうとせず丁寧に謝りましょう。
「申し訳ございません。ただいま名刺を切らしておりまして」
と伝え、会社名・部署名・氏名を口頭で伝えます。
「家に忘れました」と直接伝えるより、「切らしている」と表現することもあります。
後日再び会う予定がある場合は、その際に改めて渡しましょう。
必要に応じて、お礼メールなどで改めて所属や連絡先を伝えておくと安心です。
名刺切れを防ぐためにも、残り枚数が少なくなってきたら早めに補充しておきましょう。
相手が名刺を出さない場合はどうする？
必ずしも相手から名刺を出してもらえるとは限りません。
交換のタイミングを逃してしまうこともあります。
相手が名刺を出さない場合
どうしても名刺が必要な場合は、会話が落ち着いたタイミングで、
「差し支えなければ、お名刺を頂戴できますでしょうか」
などと尋ねましょう。
相手が忘れていることを責めるような言い方をしないことが大切です。
相手が名刺を出すのに手間取っている場合
相手がバッグの中などから名刺を探している場合は、急かさず待ちましょう。
自分だけが名刺を差し出した状態で長時間待つと相手を焦らせてしまうことがあります。
相手の準備が整ってから自然に交換するとスムーズです。
名刺交換後の会話をスムーズにするコツ
名刺交換は、単に名刺を受け渡すためだけのものではありません。
その後の会話につなげるきっかけにもなります。
名前や部署名を確認して会話につなげる
名刺に書かれている部署名や役職を見ることで、相手がどのような仕事を担当しているのか想像できます。
「〇〇部でいらっしゃるのですね」
など、自然な会話につなげることもできます。
ただし、役職や会社名を過度に話題にする必要はありません。
相手の反応を見ながら会話を進めましょう。
名刺に書かれた情報を話題にする
名刺に事業内容、支店名、所在地などが記載されている場合は、会話のきっかけになることがあります。
共通点が見つかれば、その後のコミュニケーションも取りやすくなります。
名刺交換を「形式的な儀式」と考えるのではなく、お互いを知る最初のきっかけとして活用しましょう。
名刺交換後のお礼メールとフォロー
名刺交換をした後の対応も、今後の関係づくりでは重要です。
特に商談や打ち合わせを行った相手には、お礼メールを送ると丁寧です。
お礼メールはいつ送る？
商談や面談のお礼メールは、可能であれば当日中、遅くとも翌営業日を目安に送るとよいでしょう。
時間が経ちすぎると、相手が誰だったか思い出しにくくなってしまいます。
名刺を整理するときに、その日のうちにメールまで送る習慣を付けておくと忘れにくくなります。
名刺交換後のお礼メール例文
例えば、次のような内容です。
件名：本日のご面談のお礼
〇〇株式会社
〇〇部
〇〇様
本日はお忙しい中、お時間をいただきありがとうございました。
〇〇株式会社の〇〇です。
本日お話しいただいた〇〇について、大変参考になりました。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
株式会社〇〇
〇〇部
〇〇〇〇
長文にする必要はありません。
「いつ会ったか」「何について話したか」が分かる内容を入れておくと、相手も思い出しやすくなります。
次の商談につなげるためのフォロー
名刺交換後に約束した資料や情報がある場合は、できるだけ早く送付しましょう。
名刺交換そのものよりも、その後の対応の速さや丁寧さが信頼関係につながることもあります。
名刺の整理・管理方法
交換した名刺をそのまま机の中に放置すると、必要になったときに相手の情報を探せなくなってしまいます。
名刺交換後は早めに整理しましょう。
交換した相手の情報を記録する
名刺には、交換日や会った場所、会話した内容などを記録しておくと便利です。
相手と別れた後に、
「〇月〇日・〇〇展示会」
「〇〇について打ち合わせ」
などと記録しておけば、後から見ても思い出しやすくなります。
名刺を紙・デジタルで管理する
紙の名刺をファイルに保管する方法のほか、名刺管理サービスなどを利用してデジタル化する方法もあります。
自分が検索しやすい方法を選びましょう。
会社によって名刺の管理方法が決められている場合は、社内ルールに従います。
不要になった名刺を処分する方法
名刺には氏名、会社名、電話番号、メールアドレスなどの情報が記載されています。
不要になったからといって、そのままゴミ箱へ捨てるのは避けましょう。
シュレッダーなどを使い、記載内容が分からない状態にして処分するのが安心です。
オンラインで名刺交換するときのマナー
オンライン商談が増えたことで、紙の名刺を直接交換しないケースもあります。
オンライン名刺のURLやQRコードを利用したり、商談後のメールに自分の連絡先を記載したりする方法があります。
オンラインの場合でも、
「〇〇株式会社の〇〇と申します」
と最初に所属と氏名を名乗ることは変わりません。
オンライン名刺を利用する場合は、
「こちらにプロフィールをお送りしてもよろしいでしょうか」
などと一言添えて共有すると自然です。
相手がオンライン名刺を利用していない場合もあるため、一方的に交換方法を決めるのではなく、相手に合わせましょう。
海外で名刺交換するときの注意点
海外では、日本と同じ名刺交換の習慣があるとは限りません。
国や地域、企業文化によっては、日本ほど名刺の渡し方や順番を重視しない場合もあります。
日本式のマナーをそのまま相手にも求めないことが大切です。
海外の相手と会う予定がある場合は、事前に相手の国のビジネス習慣を確認しておくと安心です。
また、海外向けに英語表記の名刺を用意しておくと、所属や役職を理解してもらいやすくなります。
名刺交換の意味とメリット
名刺交換は、単に連絡先を渡すためだけのものではありません。
ビジネス上の関係を始める最初のコミュニケーションでもあります。
相手の所属や役職を確認できる
名刺を見ることで、相手の会社名、部署、役職、連絡先などを確認できます。
複数人で商談をする場合も、それぞれの立場を把握しやすくなります。
商談やコミュニケーションのきっかけになる
名刺交換によって相手の名前を知り、その後の会話につなげることができます。
交換後のお礼メールや次回の商談など、今後の関係を続けていくための第一歩にもなります。
そのため、名刺交換では細かな作法だけにとらわれず、相手に敬意を持って接することが何より重要です。
名刺交換のマナーまとめ
名刺交換では、まず名刺をきれいな状態で準備し、すぐに取り出せるようにしておきましょう。
交換するときは立ち上がり、できるだけテーブルを挟まず、相手が読める向きに名刺を差し出します。
受け取る際は「頂戴します」などと一言添え、相手の名前や所属を確認します。
複数人の場合は役職の高い人から交換するのが一般的ですが、順番にこだわりすぎる必要はありません。周囲の動きを確認しながらスムーズに進めることが大切です。
また、受け取った名刺はすぐにしまわず、商談中は丁寧に扱いましょう。
名刺交換にはさまざまなマナーがありますが、すべての基本にあるのは「相手を尊重すること」です。
基本的な流れを身につけておけば、初対面の相手との名刺交換でも落ち着いて対応できるようになるでしょう。
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