歓迎会の幹事になった時に準備すること
新入学や就職するシーズンになりましたね。昨年の新入社員が歓送迎会の次に入ってくる新入社員の幹事を先輩に任される事もあります。いきなり任されても歓迎会の幹事なんて段取りをどうしたらいいのかわからないと思います。
そんな幹事の段取りや準備について分かりやすくまとめてみました。
歓迎会の幹事が最初にすること
歓迎会の幹事が最初にすべきことはもちろん準備です。当たり前のことですが、当たり前のことを粛々とすることが大事です。まずは、場所の確保と日程、会費などを決めますが、最初に決めなければいけないのが日程です。
歓迎会の日程を決める
歓迎する主賓となる人のスケジュールを確認しておくことが重要です。歓迎会であれば新入社員、当然参加してもらう上役の人たちのスケジュール確認も必要になります。
まずは主賓のスケジュールを調整、その後に場所を決めていきます。ですので、次はどこで歓迎会を開くか、その場所を決めることになります。場所を決める際に、参考にするのは先輩などに以前利用したお店はどこかを聞いておくことです。
歓迎会のお店は以前利用したお店を使う
どうしても任されると個性を出そうと自分のお気に入りのお店や初めてお店を選びがちですが、前に利用したところだと会社の人も当日のスケジュールも組みやすいですし、何度も利用しているお店だとお店の側も幹事のサポートをしてくれるところもあります。
こうなると幹事の負担はだいぶ楽になります（笑）
ゆえに過去の歓迎会がどこで行われたか、事前に先輩に聞いておくとよいです。お店に予約をする前に歓迎会の参加者の出欠を取って、出席者の名簿を作っておきます。お店に電話する時は、いつまでならキャンセル料がとられないかや金額なども念のため確認しておきましょう。
歓迎会の挨拶や乾杯、手伝ってもらう人への依頼
お店までの段取りが済めば当日の挨拶をしてもらう人、乾杯の音頭を取ってもらう人、手伝ってもらう人などに依頼をします。依頼の際、挨拶や乾杯をお願いする人には当日の前後の流れを伝えておきます。
贈呈用する花や記念品などは、幹事もしくはお手伝いの人が予約購入します。渡すのもお手伝いの人にしてもらうように依頼して置くのが良いと思います。前日には、歓迎会について依頼した人には、最終の確認をとっておきます。
当日までにお店に一度足を運ぶ
会場の雰囲気や席のセッティング、料理も写真などで確認しておきましょう。どんなメニュー、トイレの場所など確認しておけばスムーズに答えることが出来ます。
歓送迎会の幹事が当日にすること
今までの準備が報われるためにも歓迎会の当日は他の出席者より最低でも30分前には現場に入りましょう。上座、下座、ゲストの座る位置などのチェック、お店との確認事項をチェックしておきます。幹事が司会をすることになるでしょうから、進行の流れも最終チェックしましょう。
会費は可能なら事前に集金しておくと楽ですが、これは臨機応変に対応します。当日に集金する場合は、手伝いを頼んで、その人に一元管理をお願いするようにします。集金に追われて、せっかくの歓迎会が遅れてしまったり、バタバタと見苦しい姿を見せないようにしましょう。
歓迎会の挨拶と順番
歓迎会開始の挨拶は、幹事が行います。以下のような簡単な挨拶を行います。
「本日は、皆様お忙しい中お集まりいただき、ありがとうございます。本日、幹事を務めさせていただきます、○○（名前）です。よろしくお願いします」
その後、会の趣旨などを説明します。次に幹事が行うのは、出席者の中で一番地位の高い人に、最初の挨拶をお願いすることです。言い方の例は、
「はじめに、○○（部署名）の○○（名前と役職）より、ご挨拶をいただきます」
「○○（名前と役職） よろしくお願いします」
とお願いし、挨拶が終わったら、「○○（名前と役職） ありがとうございました」
としめます。
次に、乾杯の挨拶をお願いすることとなりますが、参加者の中で次席者となる人にお願いをします。例として、
「つづきまして、○○（部署名）の○○（名前と役職）さん、乾杯の音頭をお願いします。皆様お手元にグラスの用意をお願いします」
のとして、乾杯が終わったら、
「○○（名前と役職）さん、ありがとうございます。」
と言って、
「この後しばらく、歓談の時間とさせていただきます。ゆっくりお食事をお楽しみください」
と締めてしばらく会食・歓談の時間を設けます。この時に代金の支払いをすましておくとスムーズです。そして、食事が半分くらい過ぎたところで、歓談中の出席者をいったん席に戻るよう促して新任、新入社員の紹介を幹事が行います。予め原稿は考えておき、読むのでも構いません。
新任者の紹介と全員が挨拶を終えたところで、歓迎の花束・記念品をを渡します。
歓迎会の終わり方
食事もデザートが出てきたところ（飲み放題ならお店の制限時間の少し前になったら）で幹事が締めの挨拶を促します。
「宴もたけなわではございますが、○○（部署名）○○（名前と役職）に最後のご挨拶をお願いします」、「○○（名前と役職） よろしくお願いします」
挨拶の後に手締めまで進めてもらうように事前にお願いしておきます。
お開き 二次会の案内
二次会を行う場合、幹事は二次会の案内もしなければなりません。
「本日は、みなさんお忙しい中お集まりいただきありがとうございました。これをもちまして歓迎会を終了とさせていただきます。また、○○時より○○（店名）にて二次会のお席を用意してありますので、ご移動をお願いします。頼りない幹事でしたが、本日はありがとうございました。忘れ物のないようお願いします。」
とお開きの挨拶と二次会の案内ををすまします。幹事は、歓迎会の会場に最後まで残って忘れ物などがないか必ず確認をして幹事の仕事を終えます。
しっかりと段取りをすると上司や先輩の評価も上がります。是非とも参考にしてください。
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